Wanneer mogen incassokosten in rekening worden gebracht? De Hoge Raad schept duidelijkheid

Verbintenissenrecht: De Hoge Raad geeft in een incassokwestie antwoord op zeven prejudiciële vragen over de zgn. veertiendagenbrief (aanmaning) en de buitengerechtelijke kosten. Over betalingstermijnen, verstekzaken en kwesties op tegenspraak. 

Samenvatting annotatie onder Hoge Raad 25 november 2016, Prg. 2017/110 (ECLI:NL:HR:2016:2704) m.nt. D.L.P.J. Ros en P.J.M. Ros.

De Kantonrechter Almere 1 juni 2016, Prg. 2016/214 (ECLI:NL:RBMNE:2016:3054) heeft de Hoge Raad een aantal prejudiciële vragen gesteld in verband met een incassokwestie. Fa-Med BV ziet zich geconfronteerd met een onbetaalde factuur. Zij vordert betaling van de hoofdsom en wenst de (buitengerechtelijke) incassokosten van € 110,33 vergoed te zien.

Volgens art. 6:96 lid 5 t/m 7 BW heeft de debiteur die zaken doet met een consument, recht op vergoeding van de buitengerechtelijke (incasso)kosten volgens deze bepaling, indien:

(1) er op correcte wijze een aanmaning naar de afnemer is gezonden, en

(2) voor zover sprake is van betaling van een geldsom uit hoofde van een (door een overeenkomst) verbintenis, en

(3) als het gaat om een schadevergoeding er sprake is van een vaststellingsovereenkomst, of

(4) als de betaling van de onder (2) bedoelde geldsom is omgezet in een verbintenis tot vervangende schadevergoeding.

De bedoelde veertiendagenbrief moet wel voldoen aan bepaalde wettelijke eisen. Alleen dan is er recht op betaling van incassokosten. Als de veertiendagenbrief correct is geschreven en op tijd ontvangen, kunnen er incassokosten worden gevorderd volgens de staffel van het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK-staffel). De hoogte van de te vergoeden incassokosten is afhankelijk van de hoofdsom aan openstaande bedragen. Van deze regeling mag niet ten nadele van de consument worden afgeweken (dit is dus dwingend recht).

Voor bedrijven die onderling zaken doen (business-to-business) is dit regelend recht. Zij kunnen onderling iets anders overeenkomen, bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden. Echter, indien zij niet anders zijn overeengekomen, zijn zij ook aan de genoemde BIK-staffel gebonden, zie bijvoorbeeld Ktr. Roermond 8 februari 2017, Prg. 2017/92 (ECLI:NL:RBLIM:2017:1061. Wel dwingend recht blijft dat bij handelstransacties altijd een minimumbedrag van € 40,= aan incassokosten verschuldigd is bij overschrijding van de wettelijke of overeengekomen betalingstermijn, zonder dat er een aanmaning hoeft te zijn verstuurd. Daarvan kan niet ten nadele van de schuldeiser worden afgeweken (art. 6:96 lid 4 BW). De wettelijke betalingstermijn bij handelstransacties is 30 dagen, zie art. 6:119a lid 2 BW (tenzij partijen anders zijn overeengekomen).

Allereerst is het de vraag of de Hoge Raad hier wel tot beantwoording verplicht was. De antwoorden op de gestelde vragen zijn volgens ons immers uit bekende wet- en regelgeving, jurisprudentie en wetsgeschiedenis te herleiden, vgl. eerder onze annotatie onder genoemde Ktr. Almere 1 juni 2016. Niettemin gaat de Hoge Raad in op de gestelde vragen in en beoogt hij daarmee kennelijk de bevordering van de rechtseenheid; incassokwesties zijn immers veelvuldig onderwerp van geschil.

Wij zetten de belangrijkste 10 vuistregels van de Hoge Raad uit genoemd arrest op een rij:

1. De veertiendagentermijn in de aanmaningsbrief begint na de dag waarop de aanmaning is ontvangen. Dus als de aanmaning op 1 mei is ontvangen, loopt de betalingstermijn van 14 dagen van 2 mei tot en met 15 mei. Als het bedrag vervolgens ergens vanaf 16 mei wordt bijgeschreven of contant betaald, zijn de incassokosten dus verschuldigd (volgens de staffel). Dit moet duidelijk uit de veertiendagenbrief blijken.
2. In zaken op tegenspraak (beide partijen zijn voor de rechter verschenen), moet de schuldeiser bewijzen dat de schuldenaar de aanmaning daadwerkelijk heeft ontvangen.
3. In verstekzaken (schuldenaar is niet verschenen), moet de schuldeiser aantonen dat hij de aanmaning daadwerkelijk heeft verzonden.
4. In verstekzaken mag ervan uit worden gegaan dat de aanmaning uiterlijk op de tweede reguliere bezorgdag na verzending is ontvangen. Als de aanmaning dus op maandag 1 mei is verzonden, mag worden aangenomen dat deze uiterlijk op woensdag 3 mei is ontvangen.
5. Deze veertiendagentermijn moet duidelijk uit de aanmaning blijken, anders zijn volgens de Hoge Raad geen incassokosten verschuldigd. De consument moet precies weten waar hij aan toe is.
6. Als er in de aanmaning een te korte betalingstermijn is genoemd, kan dit later niet meer worden gerepareerd met – bijvoorbeeld – een mededeling van een (korte) verlenging.
7. Zelfs bij een overschrijding van de in de aanmaning genoemde veertiendagentermijn met één dag, zijn de volgens de BIK-staffel berekende incassokosten verschuldigd.
8. Bij betaling van een deel van de vordering binnen de veertiendagentermijn, is de schuldenaar slechts de incassovergoeding over het resterende bedrag verschuldigd.
9. De rechter moet in verstekzaken ambtshalve, dus uit zichzelf controleren of de schuldeiser aan deze regeling heeft voldaan. De rechter is in dat geval ook verplicht om ambtshalve de hoogte van de in rekening gebracht incassokosten te matigen volgens art. 139 Rv jo art. 242 Rv.
10. De rechter is in zaken op tegenspraak slechts bevoegd, dus niet verplicht, om ambtshalve te toetsen of de schuldeiser aan deze regeling heeft voldaan. Hij kan de hoogte van de incassokosten echter ambtshalve matigen volgens art. 242 Rv.

De volledige annotatie met aanvullende jurisprudentie is te raadplegen onder Hoge Raad 25 november 2016, Prg. 2017/110 m.nt. D.L.P.J. Ros en P.J.M. Ros of neem contact op met ons kantoor.